EP1066885A1

EP1066885A1 - Improved sorting apparatus

Info

Publication number: EP1066885A1
Application number: EP00401927A
Authority: EP
Inventors: Marc Divine; Emmanuel Faure; Enrico Perrozzi
Original assignee: Neopost Technologies SA
Current assignee: Quadient Technologies France SA
Priority date: 1999-07-07
Filing date: 2000-07-05
Publication date: 2001-01-10
Anticipated expiration: 2020-07-05
Also published as: DE60007034T2; FR2795980A1; EP1066885B1; DE60007034D1

Abstract

The system provides an information system, to tell the recipient when a parcel has arrived. The method for sorting postal articles includes first recognition of the intended destination by the sorting system. This is followed by the automatic dialing of the telephone number of the recipient, and the sending of a voice message indicating that a package has arrived. Alternatively, an e-mail message may be sent to the recipient indicating the arrival of the package. A data label corresponding to a digitized document may be attached to the e-mail message providing an electronic alert to indicate the arrival of the package. The information regarding the addressee of the package may be read manually, or optically, and a lookup table is used to provide the detail of the telephone number or e-mail address of the recipient for the alert message.

Description

Technical area

La présente invention se rapporte exclusivement au domaine du traitement de courrier et elle concerne plus particulièrement un perfectionnement aux dispositifs de tri d'articles de courrier présents aussi bien au niveau de l'administration postale que dans les services courrier des entreprises.The present invention relates exclusively to the field of mail processing and it relates more particularly to a improvement to sorting devices for mail items also present both at the postal administration level and in the courier services of businesses.

Prior art

Le tri du courrier dans les entreprises commerciales ou industrielles ou dans les administrations publiques est aujourd'hui un processus essentiellement manuel. L'opérateur du service courrier chargé de cette tache prend un à un les articles de courrier, repère la mention de la personne ou du service destinataire et, éventuellement après avoir ouvert cet article de courrier, le dépose dans le casier correspondant à cette personne ou à ce service. Il est clair qu'un tel processus entièrement manuel est long et souffre d'une très faible productivité. Celle-ci est d'autant plus faible que le nombre de casiers est important, que les personnes ou les services changent fréquemment, ou que l'opérateur du service courrier effectue cette tache régulièrement ou non (par exemple pendant une période de congé où un stagiaire peut remplacer le titulaire du poste).Mail sorting in commercial or industrial companies or in public administration today is a process essentially manual. The mail service operator responsible for this task take mail items one by one, locate the person's mention or of the recipient department and, possibly after having opened this article of mail, deposit it in the locker corresponding to this person or to this service. It is clear that such a fully manual process is long and suffers from very low productivity. This is all the weaker as the number of lockers is important, whether people or services change frequently, or that the mail operator performs this task regularly or not (for example during a leave period when a trainee can replace the incumbent).

On a donc cherché à augmenter cette productivité en proposant différents types de dispositifs permettant une certaine automatisation de ce processus de tri manuel.We therefore sought to increase this productivity by proposing different types of devices allowing some automation of this manual sorting process.

Notamment, avec sa demande de brevet française FR 2 773 503, la demanderesse a proposé un dispositif d'assistance au tri manuel d'articles de courrier mettant en oeuvre des moyens de reconnaissance optoélectronique des articles de courrier associés à des moyens d'indication visuelle des emplacements où ces articles de courrier doivent être déposés. In particular, with its French patent application FR 2 773 503, the Applicant has proposed a device for manual sorting of articles of mail using means of recognition optoelectronics of mail items associated with means of indication visual locations of where these mail items should be dropped off.

Il est aussi connu par le brevet américain US 5 677 834 un système d'aide au tri manuel utilisant un dispositif audio portable à partir duquel l'opérateur du service courrier peut lire à haute voix les différentes indications portées sur un article de courrier et recevoir en retour une information orale sur l'emplacement où cet article doit être déposé.It is also known from American patent US 5 677 834 a system manual sorting aid using a portable audio device from which the mail operator can read aloud the various indications given on a mail item and receive in return a oral information on the location where this article should be placed.

L'une comme l'autre des solutions développées précédemment met en oeuvre une table de correspondance (ou une base de données) qui associe aux différents destinataires possibles des articles de courrier (personnes physiques, services ou autre) un numéro d'identification unique de casier.Either of the solutions developed previously puts implement a correspondence table (or a database) which associates to the different possible recipients of mail items (people physical, services or other) a unique locker identification number.

Toutefois, ces solutions ne s'intéressent qu'à une partie précise du cycle de distribution du courrier, l'étape de tri des articles de courrier. Or, il est courant de constater que ce cycle de distribution de courrier, depuis l'expédition jusqu'à la livraison au destinataire, en passant par l'acheminement et le tri, est fortement ralenti au niveau de la livraison, plusieurs heures voire un ou même deux jours pouvant s'écouler entre la fin de la phase de tri et la remise de l'article de courrier à son destinataire réel. On notera que ce problème de retard de livraison se retrouve aussi en sortie des dispositifs de tri automatique à forte cadence présents au sein de l'administration postale.However, these solutions only focus on a specific part of the mail delivery cycle, the step of sorting mail items. But he is common to see that this mail delivery cycle, since shipping to delivery to the recipient, via delivery and sorting, is greatly slowed down in terms of delivery, several hours or even one or even two days which may elapse between the end of the sorting phase and the delivery of the mail item to its actual recipient. Note that this problem of late delivery is also found in output high-speed automatic sorting devices present within postal administration.

Object and definition of the invention

La présente invention a donc pour but de remédier à cet inconvénient en réduisant la période critique entre la fin du tri et la livraison effective au destinataire, de manière à optimiser le cycle de distribution du courrier. L'invention a aussi pour but de garantir une mise en oeuvre très simple à partir des différents dispositifs de tri actuels, aussi bien automatiques, essentiellement de type opto-électronique, que semi-automatiques, notamment à reconnaissance vocale. The present invention therefore aims to remedy this drawback by reducing the critical period between the end of sorting and actual delivery to recipient, so as to optimize the mail delivery cycle. The invention also aims to guarantee a very simple implementation to from the various current sorting devices, both automatic, essentially opto-electronic, only semi-automatic, including voice recognition.

Ces buts sont atteints par un procédé de tri amélioré d'articles de courrier dans lequel, une fois le destinataire d'un article de courrier identifié par le dispositif de tri, soit il est procédé à la composition automatique de son numéro de téléphone et à l'envoi à ce numéro d'un message d'alerte vocal déterminé signalant qu'au moins un article de courrier lui étant destiné est arrivé, soit il est procédé, à l'adresse de courrier électronique de ce destinataire identifié, à l'envoi automatique d'un message d'alerte électronique déterminé signalant qu'au moins un article de courrier lui étant destiné est arrivé, un fichier de données correspondant au document numérisé extrait préalablement de l'article de courrier étant joint au message d'alerte électronique déterminé.These aims are achieved by an improved sorting process for articles of mail in which, once the recipient of a mail item has been identified by the sorting device, either the automatic composition of his telephone number and the sending to this number of an alert message determined voice signaling that at least one mail item being sent to him intended has arrived, or is being processed, at the email address of this recipient identified, when an alert message is automatically sent determined electronic signaling that at least one mail item being sent to it intended arrived, a data file corresponding to the document scanned previously extracted from the mail item attached to the electronic alert message determined.

Par ce procédé particulier, le destinataire identifié de l'article de courrier trié est immédiatement averti qu'un courrier lui est destiné et il peut alors décider soit simplement de l'attendre, sans intervenir alors dans le processus de livraison, soit d'aller le chercher immédiatement (ou encore le faire chercher). En outre, le destinataire peut consulter directement le courrier qui lui est destiné et éventuellement l'imprimer localement s'il dispose de moyens d'impressions adéquats.By this particular process, the identified recipient of the article of sorted mail is immediately notified that a mail is intended for it and it can then decide either to simply wait for it, without then intervening in the delivery process, either pick it up immediately (or to seek). In addition, the recipient can directly consult the mail intended for him and possibly print it locally if he has adequate printing resources.

De préférence, les deux modes d'alerte précédents peuvent être associés, l'envoi du message d'alerte déterminé par courrier électronique étant effectué après qu'au moins un essai de communication téléphonique avec le destinataire identifié est resté infructueux.Preferably, the two previous alert modes can be associates, sending the alert message determined by email being performed after at least one telephone communication attempt with the identified recipient remained unsuccessful.

Le message d'alerte déterminé peut avantageusement mentionner le nom de l'expéditeur. Ainsi, le destinataire peut décider plus facilement de l'opportunité d'aller chercher son courrier. Il peut aussi mentionner le nombre d'articles de courrier. Ainsi, le destinataire est informé du volume de courrier qui lui est destiné. The alert message determined may advantageously mention the sender's name. This makes it easier for the recipient to decide the opportunity to pick up his mail. It can also mention the number of mail items. Thus, the recipient is informed of the volume of mail intended for him.

Le procédé précité peut être mis en oeuvre dans tout dispositif de tri comportant au moins des moyens de traitement pour, à partir d'une table de correspondance affectant à chaque destinataire prédéterminé un numéro d'identification unique, identifier un destinataire de ces articles de courrier et auquel est adjoint soit des moyens de composition téléphonique pour composer le numéro de téléphone du destinataire identifié d'un article de courrier et des moyens de synthèse vocale pour, une fois la communication établie, lire un message d'alerte déterminé à ce destinataire identifié, soit simplement des moyens d'envoi de message à une adresse de courrier électronique pour adresser au destinataire identifié un courrier électronique comportant ledit message d'alerte déterminé, des moyens de numérisation pour effectuer une numérisation des documents extraits des articles de courrier étant également prévus pour joindre ces documents numérisés au message d'alerte déterminé sous la forme d'un fichier de données.The above method can be implemented in any sorting device comprising at least processing means for, from a table correspondence assigning to each predetermined recipient a number unique identification, identify a recipient of these mail items and to which is added either telephone dialing means for dial the phone number of the identified recipient of an item of mail and voice synthesis means for, once communication established, read a specific alert message to this identified recipient, either simply means of sending a message to an email address email address to the identified recipient comprising said determined alert message, digitization means to scan documents extracted from articles mail is also provided to attach these scanned documents to alert message determined in the form of a data file.

De préférence, le numéro de téléphone du destinataire identifié, le message d'alerte déterminé et l'adresse de courrier électronique sont extraits de ladite table de correspondance qui comporte à cet effet un numéro de téléphone, un message d'alerte déterminé et une adresse de courrier électronique pour chaque destinataire prédéterminé. Avantageusement, le message d'alerte déterminé comporte en outre le nom de l'expéditeur de l'article de courrier.Preferably, the telephone number of the identified recipient, the determined alert message and email address are retrieved of said correspondence table which includes for this purpose a number of telephone, a specific alert message and an email address electronic for each predetermined recipient. Advantageously, the determined alert message also includes the name of the sender of the mail article.

Dans un mode de réalisation particulier, ce dispositif de tri amélioré comporte en outre une pluralité de compteurs individuels indiquant chacun le nombre d'articles de courrier attribué à un destinataire identifié.In a particular embodiment, this improved sorting device further includes a plurality of individual counters each indicating the number of mail items assigned to an identified recipient.

Brief description of the drawings

D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels:

la figure 1 représente une vue générale d'un service courrier d'une entreprise,
la figure 2 montre un exemple de réalisation de la structure matérielle d'un dispositif de tri amélioré selon l'invention,
la figure 3 illustre un exemple d'organisation de données dans la mémoire d'un dispositif de tri de l'art antérieur,
la figure 4 illustre un exemple d'organisation de données dans la mémoire d'un dispositif de tri amélioré selon l'invention, et
la figure 5 est un organigramme explicitant le fonctionnement du dispositif de tri amélioré selon l'invention.

Other characteristics and advantages of the present invention will emerge more clearly from the following description, given by way of non-limiting illustration, with reference to the appended drawings, in which:

FIG. 1 represents a general view of a mail service of a company,
FIG. 2 shows an exemplary embodiment of the material structure of an improved sorting device according to the invention,
FIG. 3 illustrates an example of organization of data in the memory of a sorting device of the prior art,
FIG. 4 illustrates an example of organization of data in the memory of an improved sorting device according to the invention, and
Figure 5 is a flowchart explaining the operation of the improved sorting device according to the invention.

Detailed description of a preferred embodiment

La présente invention se donne pour objectif d'optimiser le cycle de distribution du courrier en réduisant les délais de livraison au destinataire. Elle est mise en oeuvre dans le cadre de dispositifs de tri existants qu'ils soient entièrement automatisés, à moyenne ou forte cadence comme par exemple ceux présents au sein de l'administration postale, ou bien simplement semi-automatiques comme les dispositifs d'assistance au tri manuel présents dans les petites ou moyennes entreprises. Deux exemples de tels dispositifs d'assistance au tri manuel destinés à être mis en oeuvre dans les services courrier des entreprises sont ainsi illustrés sur la figure 1.The object of the present invention is to optimize the cycle of distribution of mail by reducing delivery times to the recipient. It is implemented within the framework of existing sorting devices which they are fully automated, at medium or high speed as per example those present in the postal administration, or simply semi-automatic like sorting assistance devices manual present in small or medium enterprises. Two examples such manual sorting assistance devices intended to be implemented in corporate mail services are thus illustrated in Figure 1.

Dans le premier dispositif d'assistance, un premier opérateur 1 (ou éventuellement plusieurs) prélève dans un sac de courrier 2 en provenance de l'administration postale les différents articles de courrier 3 devant faire l'objet du tri puis, par l'intermédiaire d'un microphone 4, il lit les mentions portées sur les articles de courrier pour en identifier les destinataires et, ceux-ci étant reconnus par les moyens portables de reconnaissance 5 du dispositif d'assistance (qui intègre une table de correspondance entre noms de destinataire et numéros d'identification de casier), il dépose les articles de courrier dans les casiers (par exemple 6A) d'un meuble de rangement 6 qui lui a été désigné par le dispositif au travers d'un casque d'écoute 7.In the first assistance device, a first operator 1 (or possibly several) take in a mail bag 2 from of the postal administration the various mail items 3 to be made the object of sorting then, via a microphone 4, it reads the mentions worn on mail items to identify recipients and, these being recognized by the portable recognition means 5 of the assistance device (which includes a correspondence table between names recipient and locker identification numbers), he deposits the articles of mail in the lockers (for example 6A) of a storage unit 6 designated to him by the device through a headset 7.

Dans le second dispositif d'assistance qui peut être mis en oeuvre conjointement ou non avec le précédent, un second opérateur 9 (ou plusieurs) prélève également dans le sac de courrier 2 un article de courrier mais cette fois, la lecture et la détermination du destinataire des articles de courrier est effectuée automatiquement par un lecteur optique 10 associé à un logiciel de reconnaissance de caractères 12. La reconnaissance porte essentiellement sur le nom du destinataire de l'article de courrier, le service ou le département de l'entreprise auquel est adressé cet article de courrier. Elle peut toutefois également avantageusement intégrer le nom de l'expéditeur (qui peut par exemple apparaítre dans le slogan de l'empreinte postale). Ces différents éléments et le numéro d'identification de casier sont également contenus dans une table de correspondance à partir de laquelle la reconnaissance est effectuée.In the second assistance device which can be implemented together or not with the previous one, a second operator 9 (or several) also take a mail item from the mail bag 2 but this time reading and determining the recipient of the articles from mail is carried out automatically by an optical reader 10 associated with character recognition software 12. Recognition carries essentially on the name of the recipient of the mail item, the service or the department of the company to which this mail item is addressed. It can however also advantageously integrate the name of the sender (which can for example appear in the slogan of the imprint postal). These various elements and the locker identification number are also contained in a correspondence table from which the recognition is performed.

Cette reconnaissance du destinataire de l'article de courrier permet de lui affecter un numéro d'identification unique correspondant à un casier du meuble de rangement 6 sur lequel sont par exemple clipsés des moyens d'indication 6B de type visuels ou sonores, autonomes en énergie. Ces moyens indicateurs peuvent être actionnés à partir du lecteur optique 10 au travers de moyens de transmission sans contact constitués par exemple par des moyens de liaison optoélectroniques et associés à ce lecteur.This recognition of the recipient of the mail item allows assign him a unique identification number corresponding to a locker storage cabinet 6 on which are for example clipped means 6B visual or audio type indication, energy independent. These indicator means can be actuated from the optical reader 10 at through contactless transmission means constituted for example by optoelectronic link means and associated with this reader.

Dans chacun des deux dispositifs de tri illustrés, et comme le montre la partie entourée en pointillés de la figure 2, l'ensemble des données formant la table de correspondance est avantageusement préenregistré dans une mémoire 20 du dispositif de tri et des moyens de traitement 22 sont prévus pour comparer les éléments identifiés sur l'article de courrier (par exemple le destinataire, le service, le département, etc.) avec ceux stockés dans cette table de correspondance. Cette reconnaissance est effectuée par des moyens de reconnaissance vocale 24 avec le premier dispositif (au niveau de la référence 5 de la figure 1) et par des moyens de numérisation et reconnaissance optique 26 avec le second dispositif (aussi référence 12 de la figure 1). Dans le premier dispositif, des moyens de synthèse vocale 28 sont en outre prévus pour indiquer au destinataire le numéro d'identification unique du casier où il doit déposer l'article de courrier trié, cette indication se faisant par des moyens d'affichage 30 dans le second dispositif.In each of the two sorting devices illustrated, and as shown the part surrounded by dotted lines in Figure 2, all the data forming the correspondence table is advantageously prerecorded in a memory 20 of the sorting device and processing means 22 are provided to compare the elements identified on the mail item (by example recipient, department, department, etc.) with those stored in this correspondence table. This recognition is carried out by voice recognition means 24 with the first device (at level of reference 5 of FIG. 1) and by means of digitization and optical recognition 26 with the second device (also reference 12 of the figure 1). In the first device, speech synthesis means 28 are further provided to indicate to the recipient the identification number single of the locker where he must deposit the sorted mail item, this indication by means of display means 30 in the second device.

La figure 3 illustre un exemple simple d'organisation (à deux composantes) de la table précitée : en entrée les noms des différentes personnes ou services susceptibles d'être destinataire de courrier dans l'entreprise et en sortie le code ou numéro d'identification du casier correspondant à ce destinataire. Par exemple, le casier N°001 est affecté au service Achat, ce premier casier étant aussi le casier personnel de Mme Martin secrétaire de ce service. Le casier N°002 est affecté à Mr Bernard, le casier N°003 à Mr Denis et le casier N°004 à Mr Durant.Figure 3 illustrates a simple example of organization (two components) of the above table: as input the names of the different people or services likely to be mail recipients in the company and on exit the locker identification code or number corresponding to this recipient. For example, locker number 001 is assigned to Purchasing department, this first locker also being Ms.'s personal locker Martin secretary of this service. Locker N ° 002 is assigned to Mr Bernard, the locker N ° 003 to Mr Denis and locker N ° 004 to Mr Durant.

Revenons à la figure 2. Selon la présente invention, il est adjoint aux moyens de traitement 22 du dispositif de tri (classiquement des moyens de calcul à microprocesseur) des moyens de composition d'un numéro téléphonique 32 et/ou des moyens d'envoi d'un courrier électronique 34, la capacité de la mémoire de données 20 associée initialement aux moyens de traitement (classiquement une mémoire reprogrammable) étant augmentée pour inclure dans la table de correspondance d'une part les numéros de téléphone et/ou les adresses électroniques de chacun des destinataires prédéterminés et d'autre part des messages d'alerte déterminés devant être adressés à chaque destinataire particulier. Ces messages d'alerte consistent essentiellement soit dans une mention de courrier disponible soit dans une mention de fin de tri, cette dernière mention de préférence associée au secrétariat d'un service ou d'un département permettant une information générale de l'ensemble des destinataires potentiels et notamment des responsables courrier de chacun des départements ou services de l'entreprise. La mémoire comportera avantageusement une partie de mémoire vive (de type RAM par exemple) dans laquelle pourront être stockés individuellement les noms des expéditeurs des articles de courrier relevés lors de la lecture initiale de ces articles. Cette partie de mémoire vive pourra aussi recevoir une pluralité de compteurs individuels indiquant chacun le nombre d'articles de courrier attribué à un destinataire particulier.Returning to FIG. 2. According to the present invention, it is added to the processing means 22 of the sorting device (conventionally means of microprocessor calculation) means for dialing a number telephone 32 and / or means of sending an electronic mail 34, the capacity of the data memory 20 initially associated with the means of processing (conventionally a reprogrammable memory) being increased to include in the correspondence table on the one hand the numbers of telephone and / or email addresses of each recipient predetermined and on the other hand determined alert messages to be addressed to each particular recipient. These alert messages consist essentially either in an available mail mention or in a end of sorting mention, this last mention preferably associated with secretariat of a service or department allowing information general of all potential recipients and in particular of mail managers of each of the departments or services of the company. The memory will advantageously include a part of RAM (RAM for example) in which can be individually stored names of senders of mail items noted during the initial reading of these articles. This part of memory vive can also receive a plurality of individual counters indicating each the number of mail items assigned to a particular recipient.

En outre, si le dispositif de tri n'en n'est pas déjà pourvu (dans le cas du premier dispositif ou de celui de dispositifs de tri automatique à codes à barres par exemple), il est ajouté des moyens de synthèse vocale 28 pour lire les messages d'alerte déterminés pré-enregistrés lorsque la communication est établie avec le destinataire identifié. De même, le dispositif de tri pourra avantageusement être complété par un numériseur 26 au format A4 pour effectuer une numérisation des documents contenus dans les articles de courrier extraits préalablement (à l'exception éventuellement de ceux portant une mention de confidentialité).In addition, if the sorting device is not already provided (in the case of the first device or that of automatic sorting devices with codes to bars for example), there is added text-to-speech means 28 for reading pre-recorded determined alert messages when communication is established with the identified recipient. Similarly, the sorting device may advantageously be supplemented by a digitizer 26 in A4 format for scan the documents contained in the articles of letters previously extracted (with the possible exception of those with a note of confidentiality).

Ainsi, et comme le montre la figure 4, si l'on reprend la table de correspondance précédente, la première ligne sera complétée par le numéro de téléphone du Service Achat et le message suivant « tri courrier terminé » qui signale la fin du processus de tri des articles de courrier. Les deuxième, troisième et quatrième lignes seront complétées par les numéros de téléphone et de courrier électronique respectivement de Mr Bernard, de Mr Denis et de Mr Durant et par le message suivant « courrier arrivé » et la cinquième ligne comprendra les numéros de téléphone et de courrier électronique de Mme Martin ainsi que le même message « courrier arrivé ».Thus, and as shown in Figure 4, if we take the table of previous correspondence, the first line will be completed with the number of the Purchasing Department and the following message "sorting mail completed" which signals the end of the mail item sorting process. The second, third and fourth lines will be completed by the numbers of phone and email respectively from Mr Bernard, Mr Denis and Mr Durant and by the following message "mail arrived" and the fifth line will include phone and mail numbers Ms. Martin's electronic mail as well as the same “mail arrived” message.

Le procédé mis en oeuvre est décrit en regard de la figure 5. Selon le dispositif de tri utilisé, il est procédé par l'opérateur dans une première étape soit à une lecture vocale du destinataire inscrit sur l'article de courrier (étape 100a) soit à une introduction d'un premier article de courrier dans le lecteur optique 10 pour qu'il soit procédé à sa numérisation (étape 100b). Dans une étape suivante 102, il est procédé à une reconnaissance de différents caractères en comparant les données saisies vocalement ou optiquement avec les données en mémoire présentes au niveau de la table de correspondance afin d'identifier le destinataire, le service ou le département et éventuellement l'expéditeur. Selon l'identification effectuée, il est procédé dans une étape suivante 104 à l'émission du code d'identification unique du casier du destinataire reconnu (personne dénommée ou service) soit directement vers le meuble de rangement 6 (pour l'affichage de l'indicateur associé) soit à destination de l'opérateur 1. Parallèlement à cet envoi du code casier, il est procédé dans une étape 106 à la composition du numéro téléphonique associé au destinataire reconnu et le message vocal d'alerte pré-enregistré associé par exemple « courrier arrivé » est lu automatiquement au destinataire lors de sa prise de ligne dans une étape 110. Lorsque le combiné n'est pas décroché (test de l'étape 108), et après un nombre déterminé n d'essais infructueux (par exemple trois), il est procédé dans une étape 112 à l'envoi d'un courrier électronique à l'adresse associé au destinataire reconnu, ce courrier comportant le message d'alerte électronique associé par exemple « tri terminé ».The process used is described with reference to FIG. 5. Depending on the sorting device used, the operator performs the first step, ie a voice reading of the recipient registered on the mail item (step 100a) or an introduction of a first mail item into the optical reader 10 so that it can be digitized (step 100b). In a next step 102, different characters are recognized by comparing the data entered vocally or optically with the data in memory present at the correspondence table in order to identify the recipient, the service or the department and possibly the sender. Depending on the identification carried out, the next step 104 is to issue the unique identification code of the recognized recipient's locker (named person or department) either directly to the storage unit 6 (for displaying the 'associated indicator) or intended for the operator 1. In parallel with this sending of the locker code, in step 106, the telephone number associated with the recognized recipient is dialed and the pre-recorded alert voice message associated with example “incoming mail” is read automatically to the recipient when taking the line in a step 110. When the handset is not picked up (test in step 108), and after a determined number n of unsuccessful attempts (by example three), in a step 112, an electronic mail is sent to the address associated with the recognized recipient, this mail comprising the associated electronic alert message for example "Sort completed".

Dans la variante avantageuse comportant un numériseur au format A4, le document numérisé est joint au message précédent sous forme d'un fichier de données. Si le destinataire dispose de moyens d'impression en local, il peut alors directement imprimer le document ainsi numérisé sans attendre la livraison du courrier original. On notera alors que si chaque destinataire procède à l'impression des courriers qui lui sont destinés, la livraison de ces courriers devient inutile, le service courrier gardant alors l'ensemble des correspondances originales (assurant ainsi la fonction d'un Service Archive).In the advantageous variant comprising a format digitizer A4, the scanned document is attached to the previous message in the form of a data file. If the recipient has means of printing in local, it can then directly print the document thus scanned without wait for the delivery of the original mail. It will then be noted that if each recipient proceeds to print the mails intended for him, the delivery of these letters becomes useless, the mail service then keeping all the original correspondences (thus ensuring the function of a Service Archive).

Il convient de noter que si, dans l'exemple précédent, le destinataire est informé successivement par le téléphone et le courrier électronique, il est tout aussi possible de n'envisager que l'envoi automatique d'un message d'alerte électronique déterminé à l'adresse de courrier électronique du destinataire identifié sans composition préalable de son numéro de téléphone. Avantageusement, ce message d'alerte mentionnera le nom de l'expéditeur. De même, on peut noter que lorsque le dispositif de tri amélioré de l'invention est mis en oeuvre au sein de l'administration postale, il est intéressant que le message adressé au destinataire (qui est dans ce cas une entreprise déterminée) comporte le nombre d'articles de courrier qui lui seront prochainement livrés.It should be noted that if, in the previous example, the recipient is informed successively by telephone and email, it is just as possible to consider only the automatic sending of a message of electronic alert determined at the email address of recipient identified without first dialing their number phone. Advantageously, this alert message will mention the name of the sender. Similarly, it can be noted that when the sorting device improved the invention is implemented within the administration it is interesting that the message addressed to the recipient (which is in in this case a specific company) includes the number of mail items which will be delivered to him soon.

L'invention n'est bien sûr pas limitée aux seuls exemples de réalisation décrits précédemment et l'homme de l'art pourra sans faire preuve d'activité inventive imaginer d'autres exemples de réalisation. Ainsi, on pourrait envisager de composer non plus un numéro de téléphone mais un numéro de télécopie pour les destinataires ne disposant que de ce mode de communication. On pourrait aussi envisager que la communication provoque un affichage distant sur un panneau indicateur particulier, le but essentiel de l'invention étant de prévenir dans les meilleurs délais, en fait pratiquement en temps réel, le destinataire du courrier. Ainsi, ce destinataire peut réagir rapidement et, en réduisant de manière significative les temps de réponse, il peut augmenter la performance globale de son entreprise.The invention is of course not limited to only examples of realization described above and those skilled in the art can without doing proof of inventive activity imagine other examples of achievement. So, we could consider dialing not a telephone number but a fax number for recipients who only have this mode Communication. We could also consider that communication causes a remote display on a particular indicator panel, the purpose essential of the invention being to prevent as soon as possible, in fact practically in real time, the recipient of the mail. So this recipient can react quickly and, by significantly reducing answer, it can increase the overall performance of its business.

Claims

Improved sorting method for mail items characterized by the fact that, once the recipient of a mail item identified by the device sorting, it is carried out, at the e-mail address of this recipient identified, automatically sending an electronic alert message determined that a mail item intended for him has arrived, a data file corresponding to the extracted scanned document prior to the mail article being attached to this alert message electronic.

Method according to claim 1, characterized in that the sending of the alert message determined by email is made after that at least one telephone communication attempt with the recipient identified, consisting of the automatic dialing of its number phone and sending a specific voice alert message to that number reporting that a mail item intended for him arrived, remained unsuccessful.

Method according to claim 1 or claim 2, characterized by the fact that the determined alert message also mentions the name of the sender.

Method according to any one of claims 1, 2 or 3, characterized by the fact that the determined alert message mentions the number of mail items associated with the identified recipient.

Improved sorting device for mail items comprising at least processing means (22) for, from a correspondence table (20) assigning to each predetermined recipient a unique identification number, identifying a recipient of these items mail,
characterized in that it further comprises means (34) for sending a message to an electronic mail address to send the identified recipient an electronic mail comprising a specific alert message, and scanning means (26) for digitize the documents extracted from the mail items to be attached to said alert message determined in the form of a data file the scanned document resulting from the scanning.

Device according to claim 5, characterized in that it further includes telephone dialing means (32) for dial the phone number of the identified recipient of an item of mail and speech synthesis means (28) for, once the communication established, read a specific alert message to this recipient identified.

Device according to claim 6, characterized in that said telephone number of the identified recipient and said alert message determined are extracted from said correspondence table (20) which comprises for this purpose a telephone number and a warning message determined for each predetermined recipient.

Device according to claim 5, characterized in that said email address is extracted from said table correspondence (20) which includes a mail address for this purpose electronic for each predetermined recipient.

Device according to claim 5 or claim 6, characterized in that said determined alert message further comprises the name of the sender of the mail item.

Device according to any one of Claims 1 to 9, characterized in that it further comprises a plurality of counters each indicating the number of mail items assigned to a identified recipient.